Privacyverklaring

Bookabike is reserveringssoftware voor fietsverhuurbedrijven. Hier lees je welke persoonsgegevens wij van je verwerken, waarvoor, hoe lang, en wat je rechten zijn.

Wat is onze rol

Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor Bookabike zelf verantwoordelijk is: de account-, contact- en factuurgegevens van fietsverhuurbedrijven die klant bij ons zijn, van de personen die namens hen inloggen, en van bezoekers van bookabike.nl.

Reserveer je als huurder een fiets op de reserveringspagina van een verhuurder? Dan is dat verhuurbedrijf verantwoordelijk voor je gegevens. Wij verwerken die alleen in opdracht van dat bedrijf, als verwerker. Huurders hebben bij ons geen account; alleen verhuurders loggen in. Heb je als huurder een vraag over je gegevens, stel die dan aan het fietsverhuurbedrijf waar je hebt gereserveerd. Een verhuurder kan ervoor kiezen je na het reserveren door te sturen naar een bedankt-pagina op zijn eigen website. Wij geven de gegevens van je reservering dan eenmalig aan die website door, bijvoorbeeld zodat de verhuurder daar kan meten welke advertentie tot je reservering leidde. Wat er op die website met je gegevens gebeurt, valt onder de privacyverklaring van de verhuurder; wij delen zelf niets met advertentiediensten. De afspraken die wij daarover met verhuurders maken staan in artikel 13 van onze algemene voorwaarden; dat artikel geldt als verwerkersovereenkomst.

Wie wij zijn

Bookabike is een handelsnaam van WPbeter, Pauline de Haan Erf 27, 1705 LB Heerhugowaard, KvK 37131018, btw-id NL002134468B32. WPbeter is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor alle vragen over privacy mail je naar info@bookabike.nl.

Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grond

Wij verwerken alleen wat nodig is om Bookabike te leveren en te factureren. Hieronder staat per onderdeel welke gegevens dat zijn, waarvoor wij ze gebruiken en op welke grond uit de AVG.

Bestellen. Bij het bestellen op start.bookabike.nl vragen wij je voor- en achternaam, je e-mailadres en je adres (postcode, huisnummer, straat en plaats). Optioneel vul je een telefoonnummer, bedrijfsnaam, btw-nummer en website in. Tijdens het invullen worden je postcode en huisnummer naar de Locatieserver van het Kadaster gestuurd om straat en plaats aan te vullen. Wij leggen vast op welk moment je akkoord ging met welke versie van de algemene voorwaarden. Doel: de overeenkomst sluiten, je account aanmaken en contact met je opnemen over de dienst. Grond: uitvoering van de overeenkomst.

Inloggen. Je inlogaccount staat bij Clerk, onze inlogdienst. Daar staan je e-mailadres, je wachtwoord (versleuteld; wij kunnen het niet lezen) en, als je die invult, je voor- en achternaam en profielfoto. Clerk registreert per inlogsessie het apparaat, de browser, het tijdstip, het IP-adres en de daaruit afgeleide plaats, zodat je ingelogd blijft en misbruik van je account opvalt. Bij het aanmaken van je account controleert Clerk of je geen robot bent (Cloudflare Turnstile); daarbij worden je IP-adres en browsergegevens verwerkt. Doel: veilig toegang geven tot je beheeromgeving. Grond: uitvoering van de overeenkomst.

Je beheeromgeving. In de beheeromgeving voer je zelf gegevens in: bedrijfsnaam, vestigingsadres, openingstijden, logo, de e-mailadressen die een melding krijgen bij een nieuwe reservering (van jezelf, je medewerkers of de locatie waar je fietsen klaarstaan), de sleutel van je eigen Mollie-account als je online betalen inschakelt, een link naar je beoordelingspagina en de voornaam die onder de beoordelingsmail staat. Van medewerkers en ophaallocaties bewaren wij alleen het e-mailadres. Doel: je reserveringspagina, meldingen en betalingen laten werken zoals je ze instelt. Grond: uitvoering van de overeenkomst.

Abonnement, betalen en facturen. Je abonnement wordt via automatische incasso betaald, verzorgd door Mollie. Bij het bestellen geef je je IBAN en de naam van de rekeninghouder op. Mollie maakt daarmee de incassomachtiging aan. Wij bewaren het IBAN en de naam van de rekeninghouder als bewijs van de machtiging en vermelden ze in de bestelbevestiging. Van elke betaling bewaren wij het bedrag, de status en het betaalkenmerk van Mollie. Op je factuur staan je naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, btw-nummer en de factuurregels. Doel: het abonnement innen en factureren. Grond: uitvoering van de overeenkomst. Het bewaren van facturen, betalingen en de machtiging in onze administratie is daarnaast een wettelijke verplichting.

Contact en ondersteuning. Mail je ons, dan bewaren wij die e-mails. Ook maken wij notities over je account, bijvoorbeeld bij een wijziging van je abonnement of een opzegging. Doel: je helpen en afspraken over je abonnement kunnen terugvinden. Grond: uitvoering van de overeenkomst.

E-mails van ons. Wij sturen je alleen e-mails die bij de dienst horen: de bestelbevestiging met je accountlink, facturen en betaalbevestigingen, een bericht als een incasso mislukt, betaalherinneringen, de aankondiging van een verlenging of prijswijziging, en per reservering een melding naar de meldingsadressen die je hebt ingesteld. Wij sturen geen nieuwsbrieven of reclame. Grond: uitvoering van de overeenkomst.

Bezoek aan bookabike.nl. Onze hostingdienst Vercel verwerkt bij elk bezoek je IP-adres, je browsergegevens en de opgevraagde pagina. Dat is nodig om de pagina te tonen en om aanvallen af te weren; de logboeken daarvan bewaart Vercel één dag. Daarnaast meten wij het gebruik van de site met Vercel Web Analytics en Speed Insights: hoeveel bezoekers er zijn, welke pagina's zij bekijken, met welk type apparaat, uit welk land, en hoe snel de pagina's laden. Deze meting gebruikt geen cookies. Vercel maakt van je IP-adres en browsergegevens een tijdelijke code die na 24 uur wordt weggegooid; wij zien alleen totalen en nooit een individuele bezoeker. Grond: gerechtvaardigd belang, namelijk een werkende en veilige website en inzicht in hoe die wordt gebruikt. Omdat de meting niemand afzonderlijk herkent, kunnen wij je niet per persoon uitsluiten; wil je niet meegeteld worden, dan houdt een adblocker de meting tegen. Bezwaar maken kan altijd, zie Je rechten.

Cookies

Bookabike.nl plaatst alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Onze inlogdienst Clerk plaatst een cookie waaraan de site ziet of je bent ingelogd, en na het inloggen een sessiecookie waarmee je ingelogd blijft. Voor deze cookies is geen toestemming nodig; daarom zie je geen cookiebanner. In de beheeromgeving onthoudt je browser welke vestiging je het laatst koos. Wij gebruiken geen cookies voor advertenties of om je over andere websites te volgen.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen gegevens. Wij geven ze alleen aan bedrijven die wij nodig hebben om Bookabike te leveren, en met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst. Dit zijn ze:

Clerk gebruikt daarnaast Cloudflare voor de robotcontrole bij registratie. Alleen als de wet ons daartoe verplicht, geven wij gegevens aan een overheidsinstantie.

Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Het grootste deel van je gegevens blijft in de EU: de database in Ierland, de e-mailverzending vanuit Ierland, de back-ups in Duitsland en Nederland, en de incasso bij Mollie in Nederland. Een deel gebeurt in de Verenigde Staten. Ons inlogsysteem Clerk draait volledig in de Verenigde Staten; je e-mailadres, naam, versleutelde wachtwoord en inlogsessies staan daar. Ons postvak bij Zoho staat in de Verenigde Staten. Convex, Vercel, Resend en Backblaze zijn Amerikaanse bedrijven: hun servers voor ons staan in de EU, maar hun medewerkers kunnen voor onderhoud vanuit de Verenigde Staten toegang hebben. Voor al deze doorgiften gelden de standaardcontractsbepalingen van de Europese Commissie, die in onze verwerkersovereenkomsten met deze bedrijven zijn opgenomen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Hoe wij gegevens beveiligen

Alle verbindingen met bookabike.nl, de beheeromgeving en de reserveringspagina's zijn versleuteld. Wachtwoorden bewaren wij niet zelf: Clerk slaat ze versleuteld op, eist een minimale sterkte en controleert ze tegen bekende gelekte wachtwoorden. Elk verhuurbedrijf heeft één eigenaarsaccount dat alleen bij zijn eigen gegevens kan. Toegang tot de productiegegevens heeft alleen de eigenaar van WPbeter. Sleutels van gekoppelde diensten staan niet in de programmacode maar in afgeschermde instellingen. Berichten van Mollie en Resend aan ons systeem worden op echtheid gecontroleerd voordat wij ze verwerken. De back-ups bij Backblaze worden versleuteld voordat ze onze server verlaten. Bij een datalek dat risico voor je oplevert, melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij je.

Geautomatiseerde besluiten

Wij maken geen profiel van je en nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen, met één uitzondering. Blijft de betaling van je abonnement uit, dan sluit het systeem na de betaaltermijn en een herinneringsperiode automatisch de toegang tot je beheeromgeving en je reserveringspagina. Je krijgt daar vooraf e-mails over, en je kunt altijd een mens spreken via info@bookabike.nl, die de blokkade handmatig kan opheffen.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen (overdraagbaarheid) en bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, zoals de bezoekmeting. Wij vragen je nergens om toestemming als grondslag, dus er is ook geen toestemming die je zou moeten intrekken.

Veel kun je zelf: je naam, e-mailadres en wachtwoord wijzig je via het accountmenu in de beheeromgeving, en de gegevens van je verhuurbedrijf onder Instellingen. Een export van je reserveringen vraag je aan via info@bookabike.nl, tijdens je abonnement of tot 30 dagen daarna.

Voor alle andere verzoeken mail je naar info@bookabike.nl vanaf het e-mailadres van je account. Zo weten wij dat jij het bent; een kopie van je identiteitsbewijs vragen wij nooit. Je krijgt binnen één maand antwoord. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, kunnen wij niet eerder verwijderen.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens of je verzoek omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij een andere dienstverlener gaan gebruiken. De actuele versie staat altijd op bookabike.nl/privacy. Bij een wijziging die voor jou van belang is, mailen wij onze klanten.

Versie: 15-9-2026 · Bookabike is een handelsnaam van WPbeter · KvK 37131018